AVVISO
Tutti i servizi di Stato Civile si richiedono esclusivamente via posta cartacea (Consolato Generale d’Italia a Madrid – C/ Agustín de Betancourt, 3 – 28003 Madrid), e non presso gli sportelli consolari. Il portale di appuntamenti Prenot@Mi non prevede attualmente nessun servizio di ricezione per la documentazione di stato civile.
L’ufficio NON conferma l’avvenuta ricezione dei documenti, ma contatta per email solo coloro la cui domanda risulti incompleta o non corretta. La conferma dell’avvenuta trascrizione in Italia degli atti deve essere richiesta direttamente dal cittadino interessato al competente Comune italiano di riferimento.
INFORMAZIONI GENERALI
Ai sensi del DPR n. 396/2000 i cittadini italiani sono tenuti a dichiarare tutte le variazioni di stato civile che si verificano durante la loro permanenza all’estero. E’ dunque loro obbligo consegnare i relativi atti (nascita, matrimonio, decesso) o la relativa documentazione (divorzio, riconoscimento di figli, cambio del regime patrimoniale del matrimonio, ecc.) all’Ufficio Consolare territorialmente competente (quello di residenza o quello nel Paese che ha formato l’atto).
Per i cittadini iscritti all’AIRE, l’Ufficio Consolare si occupa di aggiornare il proprio schedario e di trasmettere l’atto (o gli atti) di stato civile al Comune italiano di riferimento, mentre per i cittadini residenti in Italia, si provvede unicamente a trasmettere gli atti al Comune di residenza del nucleo familiare.
Si ricorda che i cittadini possono consegnare gli atti di stato civile, debitamente legalizzati e tradotti (salvo esenzioni previste da convenzioni internazionali e normativa europea – v. sotto), anche direttamente al Comune italiano di appartenenza (art. 12, comma 11, DPR 396/2000). In questi casi, dopo aver consegnato direttamente l’atto al Comune, è comunque consigliabile consegnarne una copia all’Ufficio Consolare per l’aggiornamento dei dati dello schedario consolare.
Esenzione dalla legalizzazione
In applicazione della Convenzione bilaterale tra la Repubblica Italiana e la Spagna (Legge n. 761/1985 e G.U. 303/1985 Suppl.ord. 106 – Ley n. 761/1986 e BOE n. 124/1986) la documentazione di stato civile emessa da uno dei due Stati non si deve legalizzare se si presenta alle Autorità dell’altro Stato – per qualsiasi utilizzo – a condizione che sia firmata, datata e timbrata dal funzionario emittente.
In applicazione del Regolamento UE n. 2016/1911 del 6 luglio 2016 non é più necessario richiedere che i documenti pubblici emessi in uno Stato UE (solo quelli previsti dal regolamento) siano perfezionati con la “Postille” dell’Aja del 5 ottobre 1961. Tali documenti pubblici sono: documenti amministrativi, atti notarili, sentenze e documenti consolari. Il regolamento istituisce inoltre moduli standard multilingue (in tutte le lingue dell’UE) i quali potranno essere adottati, su richiesta degli interessati, per i documenti pubblici relativi a: nascita, esistenza in vita, decesso, matrimonio, unione registrata, domicilio e/o residenza, assenza di precedenti penali.