AVISO
Todos los servicios de Registro Civil se solicitan exclusivamente vía correo postal (Cancelleria Consolare Ambasciata d’Italia – C/ Agustín de Betancourt, 3 – 28003 Madrid), y no en las ventanillas consulares. El portal de citas Prenot@Mi no contempla actualmente ningún servicio de recepción para la documentación de registro civil.
La oficina NO confirma la recepción de los documentos, solo comunica por correo electrónico con aquellas personas cuya solicitud esté incompleta o incorrecta. La confirmación de que las actas han sido transcritas en Italia debe ser solicitada directamente por el ciudadano interesado al Municipio italiano de referencia.
INFORMACIÓN GENERAL
En virtud del DPR n. 396/2000 los ciudadanos italianos tienen la obligación de declarar todos los cambios de estado civil que se verifiquen durante su permanencia en el extranjero. Es por tanto obligatorio entregar a la Oficina Consular territorialmente competente las actas o certificados de nacimiento, matrimonio, defunción de familiares, o bien la relativa documentación de divorcio, reconocimiento de hijos, cambios en el régimen patrimonial del matrimonio, etc.
Para los ciudadanos inscritos en el A.I.R.E. la Oficina Consular se ocupa de actualizar su propio fichero y de remitir el acta (o actas) de estado civil al Comune italiano de referencia, mientras que para los ciudadanos italianos residentes en Italia, se encarga únicamente del envío de dichas actas al Comune italiano de residencia del núcleo familiar.
Se recuerda que los ciudadanos italianos pueden hacer también entrega de las actas de estado civil – debidamente legalizadas y traducidas (excepto las exenciones previstas por los convenios internacionales y la legislación europea – ver más abajo) directamente al Comune italiano al que pertenecen (art. 12, párrafo 11, DPR 396/2000). En estos casos, después de haber hecho entrega directa al Comune, es aconsejable enviar copia del certificado italiano al propio Consulado de referencia, para la actualización del fichero consular.
Exención de legalización
En aplicación del Convenio Bilateral entre la Repubblica Italiana y España (Ley n. 761/1985 y G.U. 303/1985 Suppl.ord. 106 – Ley n. 761/1986 y BOE n. 124/1986) la documentación de estado civil emitida por uno de los dos Estados no se debe legalizar si se presenta a las Autoridades del otro Estado – para cualquier finalidad – a condición que esté sellada, fechada y firmada por un Funcionario.
En aplicación del Reglamento UE n. 2016/1911 del 6 de julio de 2016 ya no es necesario requerir que los documentos públicos emitidos en un Estado UE (solo los previstos por el reglamento) estén perfeccionados con la «Apostilla» de La Haya del 5 de octubre de 1961. Dichos documentos públicos son: documentos administrativos, actas notariales, sentencias y documentos consulares. El reglamento instituye además impresos estándar en formato multilingue (en todos los idiomas de la UE) los cuales podrán ser adoptados, a petición de los interesados, para los documentos públicos relativos a: nacimiento, fe de vida, deceso, matrimonio, unión registrada, domicilio y/o residencia, ausencia de antecedentes penales.